Cancelli, salvi o ignori?

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cancelli salvi o ignori mail

La tua casella email rivela molto sulla tua personalità

  • Se non rispondi alle email, i tuoi colleghi potrebbero percepirti come pigro o disinteressato, sostiene Richard Moran, CEO di Frost & Sullivan.
  • Gli psicologi dicono che il modo in cui svuoti (o non svuoti) la tua casella di posta in realtà dice qualcosa sulla tua personalità.
  • Coloro che eliminano in modo rapido ed efficiente potrebbero essere dei maniaci del controllo, mentre quelli con 1.000 email non lette potrebbero non essere così disorganizzati come si potrebbe pensare.

“Quando ho mandato un messaggio a un amico per dire che stavo pensando di scrivere un articolo su ciò che la tua casella di posta potrebbe rivelare sulla tua personalità, mi ha immediatamente risposto:”

“Ho tre email nella mia casella di posta elettronica. Cosa dice di me?”

“Significa che tu sei il peggiore,” gli ho risposto.

Per “sei il peggiore”, naturalmente intendevo “la tua capacità di gestire la tua vita digitale è tutto ciò a cui aspiro, e sono quindi follemente invidioso“.

Gestire la tua casella di posta è una skill professionale sottovalutata, sostiene Richard Moran, CEO della società di consulenza Frost & Sullivan. Quando i dipendenti non rispondono, i colleghi li percepiscono come non organizzati e pigri.

In quel momento, la mia casella di posta personale conteneva 57 email non lette – ma ad essere completamente onesto, di recente ho trascorso un fine settimana cancellandone quasi 1.000.

Come suggerisce Moran, la mia inabilità di tenere in ordine una casella di posta è forse qualcosa di cui dovrei preoccuparmi? In altre parole, segnala forse che ho sofferto di un problema emotivo profondo o di un deficit cognitivo al di là della semplice disorganizzazione? Allo stesso modo, volevo sapere se i “supereroi della posta in arrivo” come il mio amico sono effettivamente destinati ad avere più successo rispetto al resto di noi.

Certo, è impossibile guardare alla posta in arrivo di qualcuno e dire per certo che lui o lei sia un ninja della produttività o uno psicopatico. La tua strategia di gestione delle email dipende in gran parte dalla tua professione, per esempio, e dal flusso standard di email nel tuo ufficio.

Ma le mie conversazioni con esperti di psicologia e tecnologia hanno comunque prodotto alcune importanti (e sorprendenti) intuizioni sulla connessione tra abitudini di posta elettronica e tratti di personalità. Ecco cosa ho trovato.

L’“archiviatore / cancellatore” vede un messaggio nella sua casella di posta e agisce immediatamente

Questa persona legge l’email, invia una risposta se richiesta e quindi la elimina (perché non è più utile) o la archivia in una cartella specifica. Il suo conteggio delle email non lette si aggira generalmente intorno allo zero.

Larry Rosen, Ph.D., ricercatore psicologo e autore di iDisorder: Understanding Our Obsession With Technology and Overcoming Its Hold on Us (iDisorder: Capire la nostra ossessione per la tecnologia e superare la sua influenza su di noi), ammette di rientrare in questa categoria. Essere lontano dalla sua casella di posta per troppo tempo, dice a Business Insider, lo rende nervoso – e sospetta che abbia qualcosa a che fare con il suo cervello.

Il cervello di un archiviatore/cancellatore (filer/deleterha una connessione univoca che lo fa reagire negativamente di fronte a una serie di messaggi non letti. “Un enorme inbox sul punto di esplodere produce neurotrasmettitori da stress, come il cortisolo, che li rende ansiosi”, afferma Rosen. Mantenere una casella di posta ordinata interrompe quell’ansia, almeno temporaneamente.

In definitiva, suggerisce Rosen, la tua strategia di gestione della posta elettronica si riduce al tuo desiderio di controllo. Mentre alcune persone stanno bene se lasciano la loro casa, il loro spazio di lavoro, o la loro casella di posta elettronica in disordine, il filer / deleter diventerebbe pazzo. “Ha bisogno di un modo esterno per avere il controllo del mondo”, dice Rosen, e attenersi a un sistema di gestione della posta in arrivo soddisfa il suo costante bisogno di ordine.

Il saver (“colui che salva”) ha poche email non lette, ma raramente cancella un messaggio dopo la lettura

Secondo Pamela Rutledge, Ph.D., direttore del Media Psychology Research Center, ci sono alcune potenziali spiegazioni per questo tipo di comportamento di salvataggio. Uno è il perfezionismo: “I perfezionisti salvano le email lette con l’idea che riusciranno a rispondere ad esse [alla fine]”, ha dichiarato Rutledge a Business Insider. “Queste stesse persone avranno una lista di cose da fare che è così lunga da non essere utile” e un sacco di vestiti che devono essere riparati conservati nella parte posteriore dell’armadio.

In sostanza, il salvataggio delle email è un modo per illudersi di pensare che si troverà il modo per leggerle tutte.

Rutledge sostiene inoltre che eliminare le email sia troppo rischioso per i saver. “Alcune persone salvano le email lette per il senso di sicurezza che dà credere di poter ritrovare le cose se necessario”, dice. “Alcuni di noi hanno più tolleranza per l’incertezza di altri”.

L’ignorer – colui che ignora le email – non legge né cancella le email.

Devo confessare che sono stato rincuorato nel saperne di più sulla mentalità dell’ignoratore di email. Secondo Ron Friedman, Ph.D., autore di The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace (Il miglior posto di lavoro: l’arte e la scienza di creare un posto di lavoro straordinario), mantenere centinaia o migliaia di email non lette nella posta in arrivo non è necessariamente un comportamento problematico. Anche se Friedman mette in guardia dal “trarre conclusioni generalizzate sulla personalità e lo stato psicologico delle persone dalle loro abitudini legate alle email”, offre alcune possibili spiegazioni per questa tendenza.

Da un lato, dice a Business Insider, lasciare le email non lette può significare che ne sei sopraffatto o che non ti interessano. D’altra parte, “può anche significare che riconosci che [il monitoraggio e l’organizzazione di tali email] non ti sta aiutando a fare progressi e questo è un segno di intelligenza”.

Alcuni  ignoratori di email potrebbero essere effettivamente più organizzati e produttivi di tutti gli altri. Dopotutto, dice Friedman, “l’email riflette le priorità che altre persone rappresentano per voi, non necessariamente un lavoro importante che richiede la vostra attenzione immediata”

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